Chính sách bảo mậtPrivacy Policy

1. Giới thiệu1. Introduction

CRM Bot ("chúng tôi", "dịch vụ") là nền tảng trợ lý AI chăm sóc khách hàng đa kênh, là sản phẩm của Vipex.vn và được vận hành bởi Công ty TNHH Công Nghệ Vipex. Chúng tôi cam kết bảo vệ quyền riêng tư của người dùng và khách hàng cuối tương tác qua dịch vụ của chúng tôi.

CRM Bot ("we", "the service") is a multi-channel AI customer-support assistant, a product of Vipex.vn, operated by Vipex Technology Co., Ltd. We are committed to protecting the privacy of our users and of the end-customers who interact through our service.

Chính sách áp dụng cho website crmbot.vn, ứng dụng app.crmbot.vn, và mọi tích hợp với nền tảng bên thứ ba như Zalo, Meta (Facebook/Instagram). Bằng việc sử dụng dịch vụ, bạn đồng ý với các điều khoản dưới đây.

This policy applies to the crmbot.vn website, the app.crmbot.vn application, and all integrations with third-party platforms such as Zalo and Meta (Facebook/Instagram). By using the service, you agree to the terms below.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập2. Data we collect

a. Dữ liệu từ người dùng (chủ doanh nghiệp)a. From users (business owners)

• check_circleThông tin tài khoản: họ tên, email, số điện thoại, tên doanh nghiệp.Account information: name, email, phone number, business name.
• check_circleNội dung cấu hình: tài liệu Knowledge Base, cài đặt trợ lý, dữ liệu thanh toán.Configuration content: Knowledge Base documents, agent settings, billing data.

b. Dữ liệu từ khách hàng cuối (qua kênh chat)b. From end-customers (via chat channels)

• check_circleNội dung tin nhắn trao đổi với trợ lý.Message content exchanged with the assistant.
• check_circleThông tin hồ sơ công khai do nền tảng cung cấp: tên hiển thị, ảnh đại diện, ID người dùng trên Zalo/Facebook.Public profile information provided by the platform: display name, avatar, Zalo/Facebook user ID.
• check_circleSiêu dữ liệu hội thoại: thời gian, kênh, trạng thái.Conversation metadata: timestamps, channel, status.

c. Dữ liệu kỹ thuậtc. Technical data

• check_circleĐịa chỉ IP, loại trình duyệt, cookie và dữ liệu sử dụng nhằm vận hành và cải thiện dịch vụ.IP address, browser type, cookies, and usage data to operate and improve the service.

3. Cách chúng tôi sử dụng dữ liệu3. How we use your data

• boltCung cấp dịch vụ: nhận, xử lý và trả lời tin nhắn khách hàng tự động.Provide the service: receive, process, and automatically reply to customer messages.
• boltTạo phản hồi AI dựa trên Knowledge Base và cấu hình của bạn.Generate AI responses based on your Knowledge Base and configuration.
• boltPhân tích hiệu suất, thống kê và cải thiện chất lượng trợ lý.Analyze performance, produce statistics, and improve assistant quality.
• boltXử lý thanh toán, gửi thông báo dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật.Process payments, send service notifications, and provide support.

4. Tích hợp nền tảng bên thứ ba4. Third-party platform integrations

Khi bạn kết nối CRM Bot với các nền tảng nhắn tin, chúng tôi truy cập dữ liệu trong phạm vi quyền bạn cấp, tuân thủ điều khoản của từng nền tảng:

When you connect CRM Bot to messaging platforms, we access data within the scope of the permissions you grant, in compliance with each platform's terms:

• forumMeta (Facebook Messenger, Instagram): chúng tôi sử dụng Meta Platform để nhận và gửi tin nhắn. Việc sử dụng tuân theo Điều khoản nền tảng Meta. Dữ liệu nhận từ Meta chỉ dùng để cung cấp tính năng trả lời.Meta (Facebook Messenger, Instagram): we use the Meta Platform to receive and send messages. This use complies with the Meta Platform Terms. Data received from Meta is used solely to provide the reply feature.
• chatZalo OA: chúng tôi dùng Zalo Official Account API để quản lý hội thoại. Việc sử dụng tuân theo điều khoản của Zalo/VNG.Zalo OA: we use the Zalo Official Account API to manage conversations, in compliance with Zalo/VNG terms.
• smart_toyNhà cung cấp mô hình AI: nội dung tin nhắn có thể được gửi tới nhà cung cấp LLM (ví dụ Anthropic, OpenAI, Google) để tạo phản hồi. Các bên này xử lý dữ liệu theo hợp đồng và không dùng để huấn luyện mô hình.AI model providers: message content may be sent to LLM providers (e.g. Anthropic, OpenAI, Google) to generate responses. These providers process data under contract and do not use it to train their models.

5. Chia sẻ dữ liệu5. Data sharing

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp sau:

We only share data in the following cases:

• check_circleVới nhà cung cấp hạ tầng (lưu trữ đám mây, xử lý thanh toán, LLM) cần thiết để vận hành dịch vụ.With infrastructure providers (cloud hosting, payment processing, LLM) necessary to operate the service.
• check_circleKhi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.When legally required by competent authorities.
• check_circleKhi bạn đồng ý rõ ràng cho việc chia sẻ.When you have given explicit consent.

6. Thời gian lưu trữ6. Data retention

Chúng tôi lưu dữ liệu hội thoại trong thời gian tài khoản còn hoạt động và tối đa 12 tháng theo cấu hình của bạn. Khi bạn xóa tài khoản, dữ liệu cá nhân sẽ được xóa hoặc ẩn danh trong vòng 30 ngày, trừ khi pháp luật yêu cầu lưu lâu hơn.

We retain conversation data while your account is active and for up to 12 months according to your configuration. When you delete your account, personal data is deleted or anonymized within 30 days, unless a longer retention is legally required.

7. Quyền của bạn7. Your rights

Bạn và khách hàng cuối có quyền:

You and end-customers have the right to:

• verified_userTruy cập, chỉnh sửa hoặc tải về dữ liệu cá nhân của mình.Access, correct, or download your personal data.
• verified_userYêu cầu xóa dữ liệu (xem mục 8).Request data deletion (see section 8).
• verified_userRút lại sự đồng ý hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu.Withdraw consent or object to data processing.

8. Xóa dữ liệu8. Data deletion

Người dùng Facebook/Instagram cũng có thể gỡ kết nối ứng dụng CRM Bot trong phần Cài đặt > Ứng dụng & Website trên tài khoản Meta của mình; khi đó chúng tôi sẽ tự động xóa dữ liệu nhận được từ Meta liên quan đến người dùng đó.

Facebook/Instagram users may also remove the CRM Bot app under Settings > Apps & Websites in their Meta account; we will then automatically delete the Meta-sourced data related to that user.

9. Bảo mật9. Security

Chúng tôi áp dụng mã hóa khi truyền (TLS) và khi lưu trữ, kiểm soát truy cập theo vai trò (RBAC), và giám sát hệ thống liên tục. Dù vậy, không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối; chúng tôi sẽ thông báo cho bạn nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân.

We apply encryption in transit (TLS) and at rest, role-based access control (RBAC), and continuous monitoring. No system is perfectly secure; we will notify you if an incident affects your personal data.

Chúng tôi cũng có thể cập nhật chính sách này theo thời gian. Mọi thay đổi quan trọng sẽ được thông báo qua email hoặc trên trang này trước khi có hiệu lực.

We may update this policy over time. Any material change will be announced via email or on this page before taking effect.

10. Liên hệ10. Contact

Mọi câu hỏi về quyền riêng tư, vui lòng liên hệ:

For any privacy questions, please contact: